Notáři mohou od 1. 5. 2015 vedle rejstříkových soudů rovněž provádět zápisy do obchodního rejstříku. Výhody tohoto způsobu zápisu jsou zřejmé zejména u prvozápisů společností, kdy provedení zápisu notářem je nejen administrativně jednodušší, ale rovněž podstatně levnější. V tomto článku se blíže seznámíme se zápisy do veřejných rejstříků prováděnými notáři a upozorníme na možná úskalí.
V rámci velké novelizace celého soukromého práva se se zápisy prováděným notáři počítalo již od přijetí zák. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob (dále jen „ZVR“), tedy od 1. ledna 2014.
Jelikož však nebyl připraven potřebný systém ani nebyly vydány potřebné prováděcí předpisy, bylo možné provádět zápisy notáři až od 1. 5. 2015, kdy byly novelou zákona o soudních poplatcích stanoveny poplatky za zápisy prováděné notáři (výše poplatků viz níže).
1. Zápisy do veřejných rejstříků prováděné notářem
Primárním rozdílem mezi zápisem prováděným soudem a zápisem prováděným notářem je ten, že zatímco soud musí vést o zápisu řízení, v rámci kterého zkoumá podmínky zápisu, notář žádné řízení vést nemusí a zápis provádí přímo. Provedení zápisu notářem je tak rychlejší, než v případě zápisu soudem.
Rovněž je výhodou, že není nutné podávat návrh na zápis v tradiční elektronické podobě. Notáři se pouze předkládají potřebné listiny tak, jak je nutné je doložit i rejstříkovému soudu.
Podmínkou pro zápis do veřejného rejstříku je, že tento zápis provede notář, který zapsal podkladový notářský zápis. Není tedy možné sepsat notářský zápis u jednoho notáře, a následně žádat o provedení zápisu do veřejného rejstříku notáře jiného.
Pokud nebudou splněny podmínky zápisu (podkladová listina ve formě notářského zápisu, prohlášení notáře a potřebné listiny), musí notář provedení zápisu do veřejného rejstříku odmítnout. Navrhovateli však zůstane zachována možnost podat návrh na provedení předmětného zápisu k rejstříkovému soudu.
Jestliže jsou splněny požadované podmínky pro zápis předmětných zapisovaných skutečností do veřejného rejstříku, notář provede zápis prostřednictvím dálkového přístupu bez zbytečného odkladu po podání žádosti o zápis. Tato žádost nemá zákonem předepsané požadavky a nejedná se tak o tradiční návrh na zápis do rejstříku na elektronickém formuláři. Povětšinou bude postačovat žádost zaslaná mailem, či požádání přímo u notáře po sepisu podkladové listiny.
O provedeném zápisu vydá notář zapsané osobě ověřený výpis z veřejného rejstříku zachycující zapsané skutečnosti. Tento výpis zašle notář nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne zápisu také dalším osobám, které se případně zapisují do veřejného rejstříku v souvislosti se zápisem zapsané osoby (např. zapisovaným členům orgánů společnosti).
2. Poplatky za zápis
Jak již bylo uvedeno výše, poplatky za zápis do veřejných rejstříků notářem jsou nižší než soudní poplatky za návrh na zahájení řízení ve věcech veřejného rejstříku podané k rejstříkovým soudům.
Např. poplatek za založení akciové společnosti vyjde u notáře na 8.000,- Kč, zatímco u soudu by vyšel na 12.000,- Kč. Poplatek za založení společnosti s ručením omezeným činí u notáře 2.700,- Kč, u soudu pak 6.000,- Kč. Za změnu nebo doplnění zápisu bude notář požadovat 1.000,- Kč, zatímco soud 2.000,- Kč.
3. Problém v právní úpravě?
Pozornost je však třeba věnovat i jistému problému v právní úpravě, který zákonodárce pravděpodobně přehlédl.
Tento problém vyplývá jednak ze ZVR, který stanovuje povinnost bez odkladu po založení společnosti podat návrh na zápis společnosti do rejstříku, tedy návrh na elektronické formuláři s uznávaným elektronickým podpisem, případně s úředně ověřeným podpisem.
Podle § 9 zákona o obchodních korporacích pak platí, že pokud není návrh na zápis společnosti do obchodního rejstříku podán do 6 měsíců ode dne jejího založení, platí, že nastávají tytéž účinky jako při odstoupení od smlouvy.
Jak již bylo uvedeno výše, notáři se návrh na zápis nepodává, ale dle § 113 ZVR se podává žádost, kterou však zákon blíže nespecifikuje, ani nestanoví její náležitosti.
Z tohoto důvodu by tedy při čistě formálním výkladu mohl nastat problém, zda společnost zapsaná notářem po uplynutí výše uvedené doby má platnou a účinnou společenskou smlouvu, či zda nastaly účinky jako při odstoupení.
Máme za to, že s ohledem na zřejmý úmysl zákonodárce umožnit vedle zápisu rejstříkovým soudem i zápis notářem by žádný rejstříkový soud k případnému zrušení společnosti z výše uvedeného důvodu přistoupit neměl. Nicméně výše uvedený nedostatek v právní úpravě je třeba mít na paměti, dokud je zákonodárce nenapraví.
4. Závěr
S ohledem na výše uvedené lze konstatovat, že přímé zápisy do veřejných rejstříků notáři jsou jednodušší a levnější než zápisy prováděné soudem a jistě tak budou v praxi často využívány.
Této novince se však nevyhnula jistá nedokonalost právní úpravy, na kterou upozorňujeme výše.
Pro více informací se prosím obraťte na partnera kanceláře, Mgr. Jiřího Kučeru, e-mail: jkucera@kuceralegal.cz; tel: +420604242241 nebo na spolupracujícího advokáta Mgr. Karla Machačku, e-mail: kmachacka@kuceralegal.cz; tel: +420734854856, popřípadě na sekretariát, e-mail: info@kuceralegal.cz; tel: +420737235119.
Napsal: Mgr. Jiří Kučera